「了解しました」と「承知しました」の違いとは？正しい敬語の使い方を解説
ビジネスシーンや日常生活で、「了解しました」と「承知しました」のどちらを使うべきか迷ったことはありませんか？目上の人に対して適切な敬語を使わなければ、失礼にあたる可能性もあります。
言葉の選び方ひとつで、相手に違和感を与えたり、印象が悪くなったりすることがあるため、正しい使い方を理解しておくことが大切です。本記事では、「了解しました」と「承知しました」の違いを詳しく解説し、適切な敬語の使い方を学んでいきましょう。
「了解しました」と「承知しました」の意味の違い
「了解しました」と「承知しました」は、どちらも「分かりました」という意味を持つ表現ですが、使い方に違いがあります。
「了解しました」は、「内容を理解した」という意味を持ち、比較的フラットな表現です。そのため、同僚や後輩との会話、あるいはカジュアルな場面でよく使われます。例えば、友人や同僚から何かを頼まれた際に「了解しました」と返事をすることは、問題のない使い方です。
一方で、「承知しました」は、「理解した上で、しっかりと受け止めた」というニュアンスを持ち、より丁寧な表現とされています。特に、上司や取引先など目上の人に対して使われることが多く、ビジネスシーンでは「承知しました」の方が適切とされています。
例えば、上司からの指示や依頼に対して、「承知しました」と返すことで、より丁寧な印象を与えることができます。
このように、二つの表現には「フラットな表現か、より丁寧な表現か」という違いがあります。では、目上の人に「了解しました」を使うことは失礼にあたるのでしょうか？
「了解しました」は目上の人に使っても失礼ではないのか？
一般的に、「了解しました」は目上の人に使うのは避けた方が良いとされています。その理由の一つは、「了解する」という動詞の性質にあります。
「了解する」は、自分の意志で何かを理解し、納得することを意味する言葉です。これは、対等またはそれ以下の立場で使われることが多いため、上司や取引先など目上の人に対して使うと、やや馴れ馴れしい印象を与えることがあります。
例えば、上司が部下に対して「この件については了解しておいてください」と言うのは適切ですが、部下が上司に「了解しました」と返すと、「理解しましたが、あくまで自分の判断で了承しました」といったニュアンスに取られることがあります。
そのため、目上の人に対しては、「承知しました」を使うのが無難です。特に、ビジネスシーンでは「了解しました」よりも「承知しました」の方が格式があり、礼儀正しい印象を与えます。
もし、「承知しました」に違和感がある場合は、「かしこまりました」や「承りました」など、さらに丁寧な表現を使うのも良いでしょう。
ただし、最近では「了解しました」を使う人も増えており、状況によっては失礼にあたらない場合もあります。では、具体的にどのような場面で適切に使い分ければ良いのでしょうか？
「了解しました」と「承知しました」の適切な使い分け方
敬語を正しく使うためには、シチュエーションごとに適切な表現を選ぶことが大切です。
ビジネスシーンでは、上司や取引先からの指示に対して「承知しました」と返答するのが適切です。例えば、上司から「この資料を明日までに作成してほしい」と言われた場合、「承知しました」と返せば、丁寧で礼儀正しい印象を与えることができます。
一方で、同僚や後輩との会話では、「了解しました」を使うのが一般的です。例えば、同僚から「この会議の時間が変更になりました」と言われた場合、「了解しました」と返しても問題ありません。
カジュアルなシーンでは、「了解！」や「OK！」といった簡単な表現が使われることもあります。
また、ビジネスメールや書類では、より丁寧な表現を心がけるのが重要です。例えば、「かしこまりました」や「承りました」は、フォーマルな場面に適しており、より丁寧な印象を与えます。
特に、顧客対応などでは、「承りました」を使うことで、相手に対する敬意を示すことができます。
このように、言葉の使い分けは、相手やシチュエーションによって柔軟に考えることが大切です。では、これらの表現を使う際に気をつけるべきポイントはあるのでしょうか？
敬語を使う際に気をつけるべきポイント
敬語を適切に使うためには、単に言葉を覚えるだけでなく、相手の立場や状況に配慮することが重要です。
まず、相手との関係性を考慮することが大切です。目上の人に対しては「承知しました」や「かしこまりました」を使い、同僚や後輩には「了解しました」を使うといった、状況に応じた使い分けが求められます。
また、上司に対して「了解しました」と言ってしまうと、馴れ馴れしく感じられることがあるため注意が必要です。
次に、ビジネスメールや書面では、より丁寧な表現を選ぶことが重要です。例えば、口頭では「承知しました」が適切な場合でも、メールでは「承りました」や「かしこまりました」を使用することで、より礼儀正しい印象を与えることができます。
また、敬語を過度に使いすぎると、不自然な印象を与えることもあります。例えば、「承知しましたでございます」のような表現は、二重敬語となり違和感を与える可能性があります。正しい敬語の使い方を身につけ、適切に使いこなすことが大切です。
円滑なコミュニケーションのために
「了解しました」と「承知しました」は、一見似た表現ですが、使う相手やシチュエーションによって適切な表現を選ぶことが求められます。目上の人には「承知しました」を使い、同僚や後輩には「了解しました」を使うといった意識を持つことで、より円滑なコミュニケーションが可能になります。
また、敬語を適切に使うことは、相手に対する敬意を示すことにもつながります。ビジネスシーンでは、言葉遣い一つで相手の印象が大きく変わるため、正しい敬語を身につけ、違和感のない自然なコミュニケーションを心がけましょう。